Cómo muchos de ustedes sabrán el sistema de ascensos en la Policía está regulado por la ley 19315, y su decreto reglamentario, que establece en el capítulo VI y VII los criterios aplicables a la hora de evaluar quién asciende y cuándo. En éste sentido conviene que los repasemos juntos para entrar en tema.
“DE LAS CALIFICACIONES
Artículo 62
(Calificación).- La calificación es el acto administrativo que tiene por objeto evaluar la conducta, el desempeño y las aptitudes del personal policial en el período considerado.
Dicha evaluación es anual y refiere al período que va desde el 1° de enero al 31 de diciembre.
Las calificaciones deben regirse por los principios de igualdad de oportunidades, eficiencia, eficacia, calidad, competencia, excelencia y uniformidad técnica de evaluación.
Artículo 63
(Órganos competentes).- La calificación del personal policial estará a cargo de las Juntas Calificadoras, las cuales se constituirán en la forma establecida en la reglamentación que al respecto dicte el Poder Ejecutivo.
Artículo 64
(Bases).- Para la elaboración de las calificaciones se tendrán en cuenta los documentos escritos, notas de concepto, informes, partes de inspección, constancias escritas y demás elementos de juicio de que disponga o recabe la Junta Calificadora respectiva, debiendo agregarse todos los antecedentes al informe de calificación, en la forma que establezca la reglamentación”. (El subrayado nos pertenece).
Cómo se viene de ver, básicamente las claves más importantes para el ascenso son los registros documentales, escritos, básicamente inscriptos, que se posean en el legajo personal de cada trabajador policial al cierre del período comprendido entre el 1ro de enero al 31 de diciembre.
Registro que además, no posee dentro del sistema creado un efecto retroactivo ante el error o el mero reclamo del administrado, pasado ese lapso, sin perjuicio de los recursos constitucionales que caben contra los actos administrativos en general (317 y siguientes, etc).
Ahora bien, avancemos un poco más sin perder de vista lo antes dicho, sobre la importancia insoslayable que tienen los registros escritos para ser, en principio, considerado para el ascenso.
Vayamos ahora a leer el informe textual de lo que constató la Auditoría Interna de la Nación cuando estudió el contenido de los legajos personales, y agrego, solo de Montevideo, lo que nos permite conocer o intuir lo que puede llegar a ser el interior del país en ésta materia.
“MINISTERIO DEL INTERIOR.
Jefatura de Policía de Montevideo (J.P.M.).
Actuación realizada en la Dirección de Personal de la Jefatura de Policía de Montevideo (en adelante J.P.M.), de acuerdo al plan anual de auditoría de la Auditoría Interna de la Nación.
Objetivo y Alcance
Verificar la integridad y confiabilidad de los legajos del personal dependiente de la J.P.M., evaluando el proceso en las etapas de recepción, registro, archivo y emisión de la información, en el período setiembre 2010 – setiembre 2011.
Información General- Antecedentes
La Dirección de Personal es la encargada de “la organización y custodia de los Legajos Personales de los Oficiales y del Personal Subalterno” y lo realiza a través del Departamento de Legajos Personales que tiene el cometido de confeccionar y llevar en forma dichos legajos así como, cuando corresponda, elevar y remitir informes a distintos órganos y expedir constancias y certificados (Decreto Nº 880/971).
Constituyen el Legajo Personal todos los antecedentes relativos a la vida policial, civil y administrativa de cada funcionario, reunidos por orden de fecha en un solo expediente. Los Decretos Nº 515/976 y 516/976 organizan su contenido y regulan su accesibilidad. En una primera instancia se llevaba en formato papel y actualmente se lleva en un sistema electrónico.
Como documento público que contiene información relativa a la historia funcional del policía, tiene consecuencias sobre su carrera administrativa y demás derechos funcionales.
Principales Hallazgos.
1. Información errónea, desactualizada e incompleta sobre destino, licencias, situación civil y/o familiar de los funcionarios.
2. Registros realizados en el sistema de legajos por otro Departamento que no tiene la competencia para hacerlo.
3. Disparidad de criterios para la registración.
4. Usuarios habilitados en el sistema que se encuentran en situación funcional “baja” o no prestan funciones en la Dirección de Personal.
5. El sistema presenta errores de diseño en cuanto a controles y prestaciones, permitiendo dejar campos en blanco, no valida el 100% de la información ingresada.
6. Se realizó la carga masiva de datos al sistema, con información errónea e incompleta, la cual se dispuso su corrección manual pero a la fecha aun existen datos incorrectos.
Conclusiones y Recomendaciones.
Los legajos personales no resultan íntegros ni confiables debido a debilidades en el sistema informático utilizado, en los procedimientos y controles implementados.
Esto facilita que los datos no lleguen en tiempo y forma, se omitan o se ingresen datos erróneos y que la accesibilidad a los legajos no se encuentre restringida, como lo dispone la normativa vigente. Lo expuesto, impacta en los derechos funcionales del policía, así como en la gestión de los recursos humanos de la J.P.M., al no reflejar la situación real de las fuerzas de la Institución.
En tal sentido se efectúan las siguientes recomendaciones:
1. Asegurar el cumplimiento del cometido sustantivo del legajo personal, evitando que, en el caso de diseñarse nuevas funcionalidades al sistema, se afecte el contenido obligatorio del mismo.
2. Establecer una adecuada supervisión y capacitar a los funcionarios para el desempeño de sus funciones, brindándole formación específica para el desarrollo de la tarea y para el uso de la herramienta informática. A tal efecto, se recomienda la implementación de un plan anual de capacitación y la creación de un manual de procedimientos.
3. Disponer que los diferentes órganos, fuente de información de los legajos personales, remitan la misma en forma completa y oportuna. Asimismo, mejorar las vías de comunicación con las Unidades y/o Dependencias a efectos de asegurar el contenido obligatorio del legajo.
4. Adecuar las condiciones de seguridad y el modo de archivo de los legajos personales.
5. Adoptar medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales contenidos en los legajos, a los efectos de evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento por personas no autorizadas de acuerdo a lo previsto por la normativa vigente, ya sea que los riesgos provengan de la acción humana o del medio técnico utilizado.
6. Cumplir con lo preceptuado por las disposiciones que regulan la distribución de competencias entre los Deptos. de Legajos Personales y la Sección Fichero General (Depto. de IDATYC), así como por aquellas que regulan el contenido de los legajos personales.
7. Corregir las deficiencias del sistema vinculadas al procesamiento incorrecto de la información ingresada por el usuario y a la existencia de campos en blanco, implementándose asimismo, mecanismos de validación.
8. Elaborar formalmente un plan de continuidad operacional y llevar una adecuada registración de configuración, desarrollo, modificaciones y solicitudes relacionadas al sistema.
9. En cuanto a la gestión de cambios, sugerimos crear un ambiente de prueba para poder testear correctamente las modificaciones solicitadas, con la posibilidad de que el usuario pueda acceder al mismo para poder aprobarlo.
10. Designar un responsable encargado de la administración de usuarios y perfiles de acceso, llevándose por escrito las solicitudes, bajo la órbita de la Dirección”.
Mi opinión.
El informe y las conclusiones a las que arriba, son preocupantes, y deberían serlo para todos los trabajadores policiales del país, que a diario están realizando procedimientos exitosos en la calle, y que no solo no son noticia, sino que tampoco son registrados en los legajos.
Pueden imaginar, la gravedad del tema, que si están mal los legajos personales, base documental imprescindible para ser considerados para el ascenso y con ellos la precedencia en los mismos, solo en Montevideo, qué estará ocurriendo en los departamentos del interior que aun no han sido auditados.
En cualquier caso, el informe responde al año desde el 2010 a 2011, en una administración que asumió en el 2004 y que se propuso, entre otros objetivos, la reforma de la Policía Nacional, pero no sólo esto último sigue siendo un debe, sino que tampoco fue capaz de regularizar, con justicia, lo más elemental de todo, las evaluaciones y registros correspondientes para separar a los que hacen las cosas bien, de los que no las hacen o simplemente flotan por el sistema.
Sobre éste tremendo e imperdonable vacío subyacente en materia de registros en legajos personales, en lugar de corregir o implementar un sistema que corrigiera de forma urgente el problema, se montó una reestructura de grado, y ascensos por modificación presupuestal de cargos (art. 65, ley 19315) que equiparó nuevamente a unos y a otros en un mismo grado, elevando a rango y certificación legal, la falencia que se arrastraba décadas atrás.
Habida cuenta de lo que implica para un trabajador policial de cualquier sub-escalafón, pero particularmente el L, y el riesgo implícito de una actuación en general fue que se redacto y presentó por medio del SUPU, un ante proyecto de Decreto Reglamentario de Evaluación Funcional, de forma tal que éste horror histórico se subsanara con costo cero. Pues planteaba utilizar los mismos mecanismos existentes hoy, administrativamente hablando.
Pero al momento y después de una reforma legal de por medio, del régimen disciplinario, y otros como el Código de Ética, aun esperamos que además de castigar lo que se hace mal, el Poder Ejecutivo tenga la voluntad de valorar, promover y premiar a los miles de trabajadores policiales que lo hacen bien. A los que actualizan a diario los valores y fines que éste institución representa para la sociedad uruguaya, pero de momento nuestros esfuerzos no han arrojado frutos, al menos no de los que creemos son esenciales y propios de una gestión de recursos humanos transparente, confiable y justa para todos.
FUENTE: MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS – AUDITORIA INTERNA DE LA NACIÓN.
